Opgavebeskrivelser
Bestyrelsen
Bestyrelsesmøder:
Møder afholdes i.h.t. dagsorden med min. følgende punkter:
1. Godkendelse af referat fra forrige møde.
2. Økonomi.
3. Nyt fra ungdom, seniorer, formiddag, motionister og formand.
4. Evt.
5. Næste møde.
Supplerende punkter til dagsordenen gives til formanden senest 14 dage før mødet.
Sammen med dagsordenen vedlægges andet relevant materiale, således at alle har mulighed for at møde velforberedt.
Bestyrelsesmedlemmer
Et bestyrelsesmedlem skal deltage i:
- bestyrelsesmøder som afholdes ca. 9 gange årligt i klubben.
- generalforsamling.
- afvikling af klubmesterskaber.
Har pligt til:
- at informere til og fra bestyrelsen.
- at komme med ideer til nye aktiviteter.
- at deltage aktivt i bestyrelses-og udvalgsarbejde.
- at holde sig ajour med hvad der sker indenfor badmintonverdenen.
De enkelte funktioners opgaver og ansvar:
Formanden
- Indkaldelse til bestyrelsesmøder. Udsendelse af dagsorden med
tilhørende bilag.
- Afholdelse af bestyrelsesmøder, formidling af information til
bestyrelsen.
- Deltagelse i Idrætsunionens og GB’s møder og generalforsamling.
- Repræsentation af klubben udadtil.
- Kommunikation med og information til halinspektøren.
- Opdaterer lister over bestyrelsesmedlemmer, trænere, holdledere,
revisorer m.v.
- Ajourfører liste over klubbens tildelte spilletider.
- Ajourfører liste over week-end tider.
- Deltager i IU''''''''s halfordelingsmøder sammen med banefordeler.
- Indkaldelse til generalforsamling og udsendelse af dagsorden.
- Afvikling af generalforsamling.
- Ajourføring af håndbogen.
- Opfølgning og evaluering af aktiviteter og målsætning .
- Igangsætter med kompetence til at uddelegere opgaver.
- Sørger for boldindkøb og evt. boldkontrakt.
- Holder sig ajour med tilskudsmuligheder, nye tiltag.
- Samarbejder med Græsted og Søborg sammen med
seniorformand og motionistformand.
Kasserer/Banefordeler
Kasserer
- Fører regnskab.
- Indbetaler opkrævninger / regninger m.m. (f.eks. via pc-bank).
- Holder bestyrelsen orienteret om økonomien ved møderne.
- Afregner med Gillelejehallen en gang pr. måned
(boldsalg og løbende haludgifter).
- Udbetaler diverse ydelser såsom telefongodtgørelse,
kørselsgodtgørelse m.m.
- Bestiller brevpapir, kuverter, girokort.
- Administrerer klubbens kontantkasse.
- Fremlægger årsregnskabet til generalforsamlingen i samarbejde med
klubbens revisor.
- Kassereren har et meget tæt samarbejde med banefordeleren.
Banefordeler
- Administrerer medlemskartoteket.
- Styrer banefordelingen i Gillelejehallen, på Gilleleje skole
og Nellerupgårdskolen.
- Registrerer ind- og udmeldelser.
- Opkræver medlemskontingenter 1 eller 2 gange pr. sæson.
- Laver diverse medlemslister på opfordring.
- Laver opslag vedr. banefordelingen til opslagstavlen i Gillelejehallen.
- Sørger for opdaterede navne/adresser til DGI, SBKr og IU.
OBS! Banefordeleren får udleveret PC/printer til dette arbejde
Banefordeleren har et meget tæt samarbejde med kassereren.
Sekretær
- Udarbejder referater af bestyrelses- og fællesmøder og udsender disse
til rette vedkommende senest 14 dage efter mødernes afholdelse.
- Fremstiller med udgangspunkt i bestyrelsesmedlemmernes notater
informationspapirer til klubbens medlemmer efter bestyrelsens beslutning.
- Står for den praktiske side af bestyrelsesmødernes afvikling d.v.s.
bestiller lokale, mad, kaffe/te og andre drikkevarer efter bestyrelsens
beslutning.
- Ajourfører hallens opslagstavle en gang om måneden hvad angår
generelle meddelelser fra klubben om kommende aktiviteter. Tavlens
områder for klubbens afdelinger ajourføres af afdelingsformændene
indenfor de tidsterminer, som afdelingens aktiviteter foreskriver.
Formiddagsformand
- Ansøger hvert år i maj Gilleleje skole / inspektøren om spilletider for næste
sæson. Medlemmernes ønsketider er mandag og fredag kl. 9 til kl. 12.
- På spilledagene drager formanden omsorg for at alle spillere får
rimelig spilletid.
- Arrangerer spillermøder 14 dage før venskabskampe /
sjællandskredsturneringer og landsdelsmesterskaber.
Kaffe bestilles hos halinspektøren.
På møderne udfyldes tilmeldingslister.
- Her er også mulighed for at drøfte evt. problemer og komme med
forslag til ændringer.
- Venskabskampe: Aftaler spilledage med holdlederne fra
venskabsklubberne Himmelev og Værløse. Klubberne skiftes til at være værter.
Afsender og modtager spillerdeltagerlister.
Udarbejder holdopstillingslister.
Venskabskampe i Gillelejehallen: Aftaler frokostarrangement med
halinspektøren (medlemmerne betaler selv).
Bolde til hjemmekampe betales af klubben.
- Landsdelsmesterskaber/sjællandkredsturneringer: Meddeler
medlemmerne dato, tid og sted umiddelbart efter modtagelse af invitationerne.
Udfylder og afsender deltagerliste.
Videresender tilmeldingsgirokort til kasserer.
- Fastsætter datoer for jule- og sommerafslutningskampe og ophænger
tilmeldingslister.
Bestiller frokost hos halinspektøren (medlemmerne betaler selv).
Klubben leverer bold til disse kampe.
- Administrerer afdelingens gavekasse. Hvert medlem betaler kr. 10 ved
sommer- og juleafslutningen. Pengene bruges til ”runde dage”, ca.
100 kr. pr. gave. Regnskab aflægges ved sommerafslutningen.